1. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu Công ty
1.1 Các loại con dấu công ty
Công ty có 2 loại con dấu cơ bản: con dấu pháp lý và con dấu không mang tính pháp lý:
– Con dấu pháp lý: Theo các quy định được ban hành thì con dấu pháp lý là con dấu của cơ quan nhà nước và con dấu mang tính pháp nhân của doanh nghiệp. Con dấu này được phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước với kiểu dáng hình tròn kèm theo mực màu đỏ. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản và tài liệu do doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước ban hành. Việc đóng dấu pháp lý phải đúng theo quy định của pháp luật – Ban Giám đốc đang quản lý
– Con dấu không mang tính pháp lý: là các con dấu phát sinh giúp công việc được thuận tiện hơn, chứa đầy đủ thông tin của công ty để thuận tiện trong việc khai báo thông tin doanh nghiệp.
1.2 Về quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Hiện nay, con dấu của công ty Ban Giám đốc đang quản lý, khi Ban Giám đốc đi vắng thì con dấu được giao cho nhân viên Hành chính giữ và đóng dấu tại công ty. Nhân viên Hành chính có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của công ty;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
2. Trách nhiệm về quản lý và sử dụng con dấu
2.1 Về trách nhiệm trong việc quản lý con dấu
Các con dấu của công ty do Ban Giám đốc quản lý, trường hợp khác được giao cho nhân viên Hành chính quản lý và sử dụng. Nhân viên Hành chính được giao sử dụng và bảo quản con dấu có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của nhân viên Hành chính hoặc phòng Ban Giám đốc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của Ban Giám đốc và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Ban Giám đốc
– Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, nhân viên Hành chính phải báo cáo Ban Giám đốc làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
2.2 Trách nhiệm trong việc sử dụng con dấu
- Ban Giám đốc hoặc nhân viên Hành chính phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của công ty
- Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.