Hệ thống website nội bộ của Công ty Tân Hữu Quí được xây dựng nhằm:

• Lưu trữ, ban hành, thống nhất các chính sách, hướng dẫn, quy định áp dụng đồng nhất trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
• Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ, lưu trữ các thông tin kiến thức, kinh nghiệm hữu ích để gia tăng năng lực nhân sự, giúp nhân sự mới nhanh chóng nắm bắt văn hóa doanh nghiệp, các nghiệp vụ, chính sách vận hành của Công ty.
• Xây dựng các hệ thống nội bộ như: đánh giá kết quả KPI, đánh giá 360, đóng góp ý kiến của CBNV, …
• Tạo sân chơi giao lưu, chia sẻ thông tin, tương tác tích cực giữa các thành viên trong Công ty.
• Và các chức năng khác.

Tùy theo chức năng nhiệm vụ được phân công, các CBNV sẽ có các vai trò gồm:

Vai trò người dùng:

• Đọc các thông tin được chia sẻ trên website (thông báo, quy trình hướng dẫn, thông tin liên hệ các nhân sự, phòng ban, …)
• Tham gia các bình chọn
• Tham gia các thảo luận trên diễn đàn
• Tham gia các khóa học theo quy định

Vai trò quản trị:

• Duyệt thông tin, chỉnh sửa / xóa các thông tin tại các chuyên mục được giao phụ trách như (lịch sự kiện, đăng thông báo, đăng quy trình hướng dẫn, đăng vị trí tuyển dụng …)

Vai trò quản lý website (Admin):

• Cài đặt người dùng, thêm / sửa / xóa thông tin của người dùng
• Thiết lập các thông tin chung (phòng ban, chuyên mục lớn trong quy trình hương dẫn, giao diện, …)

Nhằm cá nhân hóa thông tin của mỗi CBNV (không kế thừa thông tin của nhân sự cũ khi chuyển chức danh / nghỉ việc, …), các thông tin đăng ký tài khoản sẽ dựa trên tài khoản gmail cá nhân của mỗi CBNV. Việc sử dụng gmail sẽ thuận lợi cho việc khai thác các tiện ích của Google được tích hợp trên website.

Cụ thể:

• Email đăng ký: sử dụng tài khoản GMAIL của mỗi cá nhân (ưu tiên gmail để sử dụng đồng bộ các tính năng trong hệ sinh thái của Google). Email không được thay đổi trong suốt quá trình sử dụng.
• Tên người dùng (username): được đặt theo cú pháp “ten_ho”, ví dụ: luannguyen, thuchoang, phalelbui, tuoihuynh … Username sẽ cố định trong suốt quá trình sử dụng.
• Tên hiển thị: được hiển thị theo cú pháp “Tên_Họ”, ví dụ: Luân Nguyễn, Thức Hoàng, Phalel Bùi, Tươi Huỳnh, … Tên hiển thị có thể thay đổi.
• Hình ảnh đại diện: Các CBNV sử dụng hình đại diện rõ khuôn mặt, góc nhìn trực diện để thuận tiện cho việc hiển thị tương tác. Hình đại diện có thể thay đổi.
• Mật khẩu: sẽ được cấp cho các CBNV khi đăng ký, CBNV có trách nhiệm bảo mật thông tin tài khoản trong suốt quá trình sử dụng. Mật khẩu có thể thay đổi.

Khi có nhân sự mới:

• P.NS gửi thông tin cho P.CN các nội dung gồm: 
  • Tên tài khoản
  • Gmail
  • Tên hiển thị
• P.CN sau khi tạo thông tin sẽ phản hồi lại cho P.NS
• P.NS gửi thông tin cho CBNV mới, hướng dẫn CBNV sử dụng website nội bộ (giới thiệu cơ bản các tính năng, CBNV sẽ xem chi tiết trong nội dung hướng dẫn trên website nội bộ

Khi nhân sự thay đổi thông tin:

• P.NS gửi yêu cầu cho P.CN các thông tin thay đổi (nếu có) gồm:
  • Thông tin cá nhân mới
  • Chức danh / Phòng ban mới

Khi nhân sự nghỉ việc:

• P.NS gửi yêu cầu cho P.CN các thông tin gồm:
  • Tên của CBNV nghỉ việc
  • Ngày chính thức sẽ áp dụng tắt quyền truy cập các chức năng hệ thống website nội bộ
• P.CN sẽ tắt quyền truy cập của CBNV đã nghỉ việc theo thời hạn đã tiếp nhận, thông báo với P.NS về kết quả thực hiện.
• Thông tin / các nội dung trao đổi … của CBNV nghỉ việc sẽ bị ẩn hoặc xóa đi trên hệ thống.