Thông báo triển khai chương trình “THQ Group Flowchart Builder – Thi đua xây dựng quy trình nội bộ bằng ứng dụng Mindmap”

Kính gửi: Ban Lãnh Đạo cùng toàn thể CBNV Công ty,

P.HCNS trân trọng thông báo nội dung chương trình “THQ Group Flowchart Builder – thi đua xây dựng quy trình nội bộ bằng ứng dụng Mindmap“, với các nội dung cụ thể như sau:

I- MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA

Chương trình thi đua có ý nghĩa rất quan trọng, cụ thể bao gồm:

1. Quy trình vận hành đúng là nền tảng để nâng cao năng lực vận hành của Công ty, giúp Công ty tạo nên sự phát triển bền vững và mạnh mẽ hơn nữa trong tương lai.
2. Kỹ năng xây dựng quy trình sẽ giúp CBNV có cơ hội phát triển năng lực bản thân, hệ thống hoá được các công việc đang thực hiện, đánh giá đúng với kết quả đóng góp của mỗi CBNV.
3. Xây dựng quy trình bằng mindmap giúp việc đo lường / đánh giá các quy trình một cách rõ ràng, giảm thiểu các rủi ro, sai sót. Qua đó từng bước cải tiến nâng cao hiệu quả quy trình một cách khoa học.

II – NỘI DUNG TRIỂN KHAI

Chương trình thi đua được triển khai với các nội dung như sau:

• Thời gian thi đua: Từ 18/07/2024 đến hết ngày 31/08/2024
• Cấp độ thi đua: Phòng ban

GIAI ĐOẠN 1: ĐĂNG KÝ DANH SÁCH QUY TRÌNH

• Các phòng ban đăng ký danh sách quy trình sẽ thực hiện biên soạn, với các nội dung gồm:
  • Tên quy trình
  • Mô tả mục tiêu của quy trình
  • Phạm vi áp dụng
  • Phòng ban liên quan (là Phòng Ban có tham gia các bước trong quy trình)
• Thời gian đăng ký: từ 18/07/2024 – 22/07/2024. Các quy trình được cập nhật sau thời gian đăng ký sẽ không được tính.
• Link đăng ký: Đăng ký soạn thảo quy trình
• Danh sách các quy trình đã đăng ký: Xem tại đây
• Tiêu chí tính điểm:
  • Quy trình đăng ký hợp lệ, được tính theo phạm vi áp dụng
    • Cấp Công ty: 20 điểm
    • Cấp Phòng ban: 10 điểm
    • Cấp Cá nhân: 5 điểm
  • Quy trình đăng ký hợp lệ là Quy trình được xác nhận có tính phù hợp với nhu cầu sử dụng của Công ty, do Giám Đốc xem xét quyết định phê duyệt

GIAI ĐOẠN 2: BIÊN SOẠN QUY TRÌNH

• Các phòng ban soạn thảo quy trình theo danh sách đã được chốt
• Thời gian biên soạn: Từ 25/07/2024 – 15/08/2024
• Tiêu chí quy trình hợp lệ gồm:
  • Sử dụng đúng các ký hiệu biên soạn theo quy định
  • Trình bày rõ ràng, sạch sẽ, gọn gàng, không bị rối rắm giữa các bước
  • Có đính kèm tài liệu, đường dẫn liên kết có liên quan đến các bước trong quá trình thực hiện quy trình
  • Được lưu trữ đúng nơi quy định (sau khi BGK phê duyệt chấp thuận)
• Tiêu chí chấm điểm: Theo thang điểm từ 1 – 10 với các hệ số như sau:
  • Nội dung sử dụng của quy trình phù hợp với nhu cầu sử dụng để giải quyết các công việc, hoạt động của Công ty: 40%
  • Trình bày rõ ràng, gọn gàng: 10%
  • Sử dụng đúng các ký hiệu biên soạn: 10%
  • Có đính kèm tài liệu, đường dẫn liên kết: 20%
  • Lưu trữ đúng nơi quy định: 10%

GIAI ĐOẠN 3: CHẤM ĐIỂM THI ĐUA

• Thành phần Ban Giám Khảo: Gồm Giám Đốc & các Trưởng phòng có liên quan đến Quy trình, không gồm Trưởng phòng của Phòng ban có quy trình chấm thi đua. (VD: Quy trình của Phòng Phụ Gia thì sẽ gồm Giám Đốc và các Trưởng phòng có liên quan để chấm, còn Trưởng phòng Phụ Gia thì không tự chấm cho quy trình của Phòng ban mình). Điểm của Giám Đốc sẽ có hệ số 2, các thành viên còn lại có hệ số 1.
• Thời gian chấm điểm: Từ 16/08/2024 – 31/08/2024

III – GIẢI THƯỞNG & TRAO THƯỞNG:

Giải thưởng gồm các giải sau:

1. Giải Phòng Ban hoàn thành

• Cách tính thi đua: Phòng ban hoàn thành các quy trình đạt chuẩn, với tỷ lệ hoàn thành đạt từ 80% trở lên so với danh sách đăng ký
• Giải thưởng: 1.000.000 đồng/Phòng ban hoàn thành

2. Giải Phòng Ban xuất sắc

• Cách tính thi đua: Một phòng ban có tỷ lệ hoàn thành và các quy trình đạt chuẩn cao nhất

• Giải thưởng: 2.000.000 đồng + kỷ niệm chương

Chương trình thi đua là một sự kiện hết sức quan trọng và ý nghĩa, vì vậy Ban Giám Đốc đề nghị tất cả các CBNV, Phòng Ban đều tham gia nghiêm túc và nỗ lực để hoàn thành với kết quả cao nhất.

Trân trọng